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Le journal de bord doit toujours être disponible à proximité de l'installation. Il peut être établi dans un format électronique ou sur papier. Les tests de pression, l'entretien, les réparations et les remplissages de liquide de refroidissement y sont consignés. Il indique également quel technicien a effectué les travaux. Ce carnet contient également l'adresse et l'objet de l'installation, ainsi que la date de mise en service de l'installation, la quantité de fluide frigorigène initialement remplie et la manière dont l'installation doit être arrêtée en cas de problème.
La notice d'entretien est rédigée par l'installateur ou le fabricant. Il y tient compte de la législation qui s’applique à ce type particulier d'installation. Tout dépend du type et de la quantité de réfrigérant et de la présence éventuelle d'une détection permanente des fuites.
Un tel contrôle d'une installation comporte différentes étapes qui ont été fixées par le législateur. Un contrôle d'étanchéité de l'installation ne peut être effectué que par un technicien frigoriste certifié classe 1 ou classe 4.
Si une perte de réfrigérant est détectée, il faut effectuer un contrôle d'étanchéité avec un détecteur de fuites et localiser et réparer la fuite immédiatement avant de refaire le plein de gaz. Si les pertes de réfrigérant dépassées un certain taux, l'installation doit être réparée ou mise à l'arrêt (partiel) le plus rapidement possible. Si des fuites importantes sont constatées, les autorités doivent être prévenues. Il se peut qu’il faille remplacer complètement l'installation. Les opérations au cours desquelles du réfrigérant pourrait s'échapper ne peuvent être effectuées que par un technicien frigoriste certifié.
Le niveau d'huile et le compresseur sont vérifiés, ainsi que toutes les fixations et les connexions des composants.
Les installations électriques un peuvent être contrôlés à l'aide d'une caméra thermique qui indique clairement les endroits chauds ou tièdes d'une installation. Les tableaux électriques sont scannés et les points chauds sont inspectés correctement car ils peuvent être à l'origine d'un incendie. Une connexion électrique mal serrée et dans laquelle circule du courant peut parfois devenir si chaude que l'isolant des fils fond.
Lorsqu'un installateur effectue un contrôle fonctionnel de l'installation, il le note dans le carnet de bord, avec ses commentaires. Ces remarques peuvent être, par exemple, que l'isolation de la conduite d'aspiration est en mauvais état, qu'il y a une trace d'humidité dans le hublot, etc. Un suivi approprié des inspections pourra ainsi être assuré.
Les installations plus importantes utilisent souvent un contrôleur logique programmable (PLC) ou un système de commande à distance. Un PLC peut être comparé à un ordinateur qui surveille toutes les mesures de température et de pression et qui contrôle les composants de l'installation. S'il y a un dysfonctionnement quelque part, il est possible d'ajuster les valeurs à distance via l'Internet ou de retracer les dysfonctionnements. Pour la plupart des alarmes, il existe des avertissements ou des icônes fixes sur un écran ou sur le tableau électrique.
